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高校档案信息化管理体系建设思考

摘要:高校档案工作是高校教育管理的基础性工作,是体现教育教学质量和管理水平的一个重要标志,它集直观性、传承性、文化性于一体,折射出高校发展的历史文化及管理沿革。文章探讨大数据时代高校档案信息化管理体系建设的重要性以及存在的问题,并着眼于实际岗位工作经验,进行思考展望,以期提高高校档案管理水平,更好地为教学、科研、管理等工作服务,助力于新时代“双一流”高校建设。

关键词:大数据;高校;信息化;档案管理

习近平总书记在十九大报告中指出,“加快一流大学和一流学科建设,实现高等教育内涵式发展”[1]。实现高等教育内涵式发展,首先要提高高等教育管理的基础水平。聚焦新时代“大数据”背景下的档案管理建设,则是在现有的管理基础上,创新档案工作的方式方法,提高档案工作的整体水平,夯实高等教育管理的基础,推动教学、科研等各项工作可持续发展。

一、档案信息化在高校档案管理工作中的重要性

大数据时代,信息化在社会生活各个领域全面铺开,信息化带来的便利、信息公开、资源共享极大地改变了我们的生活、工作方式。高校档案管理工作也不例外,信息化条件下,档案工作呈现了许多新的特点。(一)丰富了档案的内容,提高了工作效率。信息化技术介入档案之后,档案的收集整理可以借助于大数据,使档案的内容来源更加的丰富,从文书档案到声像档案、实物档案等,内涵外延都随之扩大。其次,档案在进行整理分类、编目、利用等步骤时,借助信息化的档案管理系统,大大减少了传统纸质档案装订、编目的时间,这对于档案数量多且专业档案人员少的高校有着重要意义。同时,查阅者可借助于网上档案管理系统,快速地查阅到档案电子版材料,提高了档案利用的效率,提升了档案管理的整体服务水平和质量。(二)节约了空间,减少了成本就传统档案,尤其是高校档案来说,其在存储过程中,尤以纸质档案、实物档案等存档形式为主。这种存档的方式对于档案库房的规模以及货架等摆放、库房的干湿度等都有具体的要求。而档案库房的规模大。小应与建校时基础设施的规划建设融为一体,这在新建校区,开始基础设施规划时,尚可从顶层设计角度上加以设定,但对于一些较老的校区,房屋面积紧凑,如若不断地增加档案数量,会受档案库房整体面积的制约,影响档案工作的正常开展。因此,信息化的档案处理手段,在保存一些非涉密可公开的档案文件及实物时,能最大程度上节省纸质档案存放的空间,一定程度上减少了档案管理的人力和物力成本。(三)实现高校信息库资源的共享和利用。高校信息库资源除了我们熟知的办公自动化软件带来的数据信息以外,还有很大一部分是来自高校的档案信息,包括综合档案以及人事档案等。档案管理与办公自动化除了能共享基本文字材料信息外,还能共享教学、科研、校友等各项活动中的图片、视频等信息,将办公与档案管理有机结合,及时丰富信息库的资源,从而实现信息库资源最大程度的共享和利用。

二、高校档案信息化管理体系建设的现状及问题分析

笔者通过调查了解及结合实际岗位工作实际,认为高校档案信息化管理体系仍存在一定的问题。(一)档案信息化水平较低。高校档案信息化的水平参差不齐,且总体来说还处于较低水平。有的学校未使用专业的档案管理系统;有的对于专业系统的应用仍处在低级阶段,仅会处理目录信息,没有开发全文数据库检索,专业化程度较低。档案整理还是以传统的纸质档案收集为准,虽然也收集电子档案,但是电子档案整体的收集、分类不完善、不够细化。档案管理的数据库并没有形成统一的规范标准。一些二级学院仍没有被纳入到学校整体数据库信息中。(二)档案安全呈现新的特点。传统档案整理保管,在安全性方面注重的是“防尘、防光……”等“八防”工作。而在大数据时代,档案信息化逐步加快的阶段,电子数据的安全面临新的挑战,若不注重加强网络信息化安全体系建设,档案信息数据的丢失、泄露可能会在收集、保管以及利用的各个环节出现。鉴于此,有些高校有意地放缓档案信息化的步伐,“保险起见”的意识较强,仍全力从事传统档案的管理。(三)档案管理队伍专业化程度不高。此处所指的专业化程度不高,主要表现在两个方面:一是应用大数据处理档案工作的能力不足,传统管理模式根深蒂固,思路不够开阔。二是专职档案工作人员队伍不足,高校档案室,尤其是二级院系,以兼职档案员为多,一定程度上制约了整体档案管理水平。现阶段大数据的大背景下,档案信息化的发展成熟,关键需要依靠人才,如何强化专业队伍建设,培养适应档案信息化时代的复合型人才,是档案工作发展的应有之义。

三、高校档案信息化管理体系建设的对策

(一)加强网络安全管理,确保档案安全。档案安全的总体原则是,按照档案的内容确认安全等级,分级分类地保护档案信息。首先,要在制度层面上加强安全性的规定,制定档案管理、电子文档管理、信息系统操作的安全规范;其次,对于所有接触到档案资源的工作人员,要加强安全意识的培训,从档案的收集,到档案的整理,再到档案的利用,都要时刻警醒,强化档案相关人员的职业道德;最后,技术性的手段也要保证,登录信息系统,可以通过“加强身份认证、设置权限、数据加密、异地异质备份、单点登录、保存操作日志”[2]等方式,来保证信息处理的安全性。(二)加强顶层设计,将档案信息化建设“纳入到学校总体规划建设”。[3]高校应高度重视档案信息化工作,从顶层设计上着手,一方面,将档案信息化纳入到学校整体信息化建设规划中,使其与办公自动化系统做好对接,减少重复录入,实现可公开的信息资源共享,丰富档案的内容,提高档案的利用服务水平。另一方面,加大档案工作的资金投入力度,购置一些较为先进的设备设施。重点考虑稳定性好、安全性能强的设备,配备专业的档案信息化系统,考虑系统的兼容性和稳定性,确保整个信息化工作的顺利开展。(三)加强信息化档案管理人员队伍建设。高校档案信息化建设的核心是创新型人才。档案管理人员除了熟知档案学专业知识外,还需要掌握网络技术、数据库技术等,将档案学与信息化技术相结合。如何将二者结合,提高队伍建设总体水平,可以从以下几个方面来探讨:一是招聘引进复合型的专业技术型人才,注重将计算机技术与档案管理技术相结合;二是通过外引或内提等手段,培养一批专职档案人员,提升档案管理的专业水平;三是通过培训及学习交流等形式提升现有档案管理员的技术水平;四是“建立完善的考核评价与竞争激励机制,激发广大档案人员的积极性,提升综合素养”[4]。

四、结语

总之,在大数据时代,不仅要加大资金投入,培养一批专业水平过硬的档案管理队伍,注重安全管理,还要将档案数字化纳入学校整体信息化规划中,将各种现代化技术充分利用起来,提高档案的开发、利用以及服务水平,为高校的教育管理工作提供优质、便捷的服务,助力高校“双一流”建设。

参考文献:

[1]习近平.决胜全面建成小康社会夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利———在中国共产党第十九次全国代表大会上的报告[2017-10-18].

[2]张慧玉.大数据时代高校档案资源管理的思考[J].兰台世界,2018,(9):62

[3]邱晓青.高校档案数字化建设存在的问题与对策[J].福建商学院学报,2018:3

[4]张克玉,何丽华.高校档案资源信息化利用浅议[J].内蒙古农业大学学报(社会科学版),2007,(1):355.

作者:祖盼云 单位:天津医科大学

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