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医院科研试剂采购管理模式

[摘要]目的探讨科研试剂管理模式及机制流程,规范医院科研试剂采购管理。方法总结科研试剂采购现状和管理趋势,对比分析当前科研试剂采购管理的主要模式及其优缺点,提出适合综合医院的采购管理模式,并在某军队综合医院进行实践。结果通过实行采购中心管理与合格供货商目录采购相结合的管理模式,在方便科研工作开展的基础上实现医院科研试剂采购的规范化,并获得科研人员的普遍认可。结论规范化的科研试剂采购管理模式能够防止科研经费的滥用和违规行为,有助于提高医院试剂管理的运行效率,提升医院的科研管理水平。

[关键词]医院;科研试剂;集中采购;实践

近年来,部分单位科研经费弄虚作假、违规挪用等问题屡屡曝光[1],引发社会各界对科研经费使用和监管的高度关注。国家不断加大对科研经费的监管力度,在巡视审计中提出加强集中采购管理、办理出入库等要求。军队也出台《军队物资采购管理规定》、《军队医用耗材管理规定》等文件,严格规范医用设备、耗材及试剂的集中采购管理。如何规范地管理科研试剂采购,既不影响科研工作的正常开展,又符合国家、军队的法律法规要求,是亟待认真思考的问题。

1科研试剂采购管理现状

科研试剂属于特殊商品,个性化需求强、时效性要求高、种类繁多、单次采购量和金额小[2],而且面向市场特殊,目前尚未纳入国家政府采购体系,相关的法律法规有所欠缺。长期以来,大多数单位一直采取的是传统的分散采购模式,主要是由实验室或课题组科研人员或研究生根据实验需求直接从厂家指定的代理或经销商处订购[3]。这在一定程度上方便科研人员,确保研究工作的正常开展,但是也存在一些问题[4]:一是缺少规范化的出入库管理流程,不能对虚开发票套取科研经费的行为进行有效监管;二是缺乏统一的监管平台,科研人员不能全面地了解试剂供货商资质情况和试剂价格情况,难以实现高性价比的试剂采购,而且容易购买到假冒试剂,不仅影响实验工作的顺利开展,而且造成科研经费的极大浪费。目前,为了加强科研经费使用监管,一些高校和科研院所纷纷制定管理规定,开始规范科研试剂采购管理。

2科研试剂采购主要管理模式比较

由于市场的特殊性和复杂性,我国对科研试剂领域的采购管理尚无具体的指导意见,目前科研试剂主要的采购管理模式可以归纳为以下三种[5]。2.1网上商城平台采购。在国外从事科学研究所需的原材料可以很方便地通过电商平台采购,而国内目前仅有为数不多的几家单位建立科研试剂采购与配送网络平台,如中科院研发的“喀斯玛•科苑商城”就是以生化试剂及耗材采购为主的垂直型B2B第三方电子商务交易平台[6],中山大学研发的“锐竞采购平台”实现在电商平台基础上的规范化科研管理(经费、财务、出入库等)。这类似于科研试剂的“淘宝商城”,供货商在平台上公平竞争,采购方在平台上自由选择采购。优点:实现阳光采购,打破厂家多级代理,产品良莠难辨的局面。不足:①系统软件投入成本大,数据维护管理工作量大;②对科研试剂需求量要求高,否则量小利薄,供货商不愿意入驻平台,而且可能导致一些小的代理或经销商被排除在供货商名单之外,不利于公平竞争;③供货商为了赢利,可能会将平台收取的服务费成本转嫁到销售中,导致试剂实际价格偏高。2.2采购中心集中采购。单位成立科研试剂集中采购中心,统一谈判招标,建立合格供货商目录,并根据课题组需求进行采购、办理出入库和统一结算。如军事医学科学院因需求量大,成立专门的药品器材供应站进行集中采购。这种管理模式既有完整的出入库记录,也有一定的验货流程监管,实现集中式管理。优点:管理规范,符合国家和军队相关法规政策,满足财务审计要求。不足:①需求审核、采购联系及平台维护等工作需投入大量的人力和物力;②供货时间偏长,产品质量有问题不便追溯;同时因库存问题,可能导致存储时效较短的试剂失效或出现质量问题。2.3招标供货商目录采购。单位统一谈判招标,建立合格供货商目录,课题组与目录内供货商自行联系试剂订购、供货和财务报销,而订购目录外试剂需逐级审批。目前重庆医科大学等单位采用这种管理方式,从运行情况来看,经过不断完善流程和供货商目录,合格供货商代理品牌能够满足科研人员的绝大部分需求。优点:实现供应渠道的合法合规,一定程度上满足财务审计的要求,也减轻实行完全集中采购管理带来的人力、物力投入成本。不足:缺乏全过程的出入库管理流程,仅仅针对供货清单办理出入库,而没有实现物资的出入库集中管理,虚开发票等行为仍无法有效监管。

3医院科研试剂集中采购管理模式探讨

近年来,随着国家和军队不断加大科研投入,综合性医院承担的科研项目日益增多,并且大部分项目以生物医学基础研究为主,科研试剂开支预算占较大比重,主要包括各生化试剂、生物制剂、通用化学试剂等。然而相比高校或大型专职科研院所,医院的科研试剂消耗量并不算大,如本院每年试剂交易量在1000万~1500万元。如果采用网上交易平台采购模式,一方面管理成本太高,另一方面交易量不够大,不一定能够吸引到足够多的供应商,难以维持有效运行。考虑到试剂采购既要符合管理规范,实现过程的管控,又要满足科研工作实际需求,不给科研人员造成过多的负担,将采购中心管理与供货商目录采购管理相结合是一种切实可行而有效的管理模式。3.1设立组织机构。医院采购中心设立科研试剂管理办公室,安排1~2人专职负责科研试剂的集中采购、出入库管理、供货商资质审核、服务质量监督和相关数据及信息系统维护。成立科研试剂管理委员会,由具备副高以上职称,长期从事科学研究和实验技术工作的中青年科研专家组成,负责科研试剂合格供货商目录招标论证、试剂质量监督和使用效果评价等工作。3.2确定合格供货商。征集实验室和课题组需求,梳理常用试剂及其品牌情况,选择在本地拥有大品牌独家授权、二级以上或地区级的代理,组织谈判确定品牌折扣(以官方价格为基准)并签订合同。在此基础上,允许由年度经费在50万元以上(相当于有国家级重点课题)的课题负责人或承担至少3项国家级课题的实验室推荐的具有相关资质,并且与医院有一定业务成交量(如每年20万元以上)的供货商,经过资质审定和管理委员会讨论后纳入合格供货商目录。同时也允许有特殊需求的课题组按照审批流程购置目录外试剂。3.3规范工作流程。①信息化管理。使用市场上成熟的管理系统,用于办理出入库登记,做到试剂订购有迹可循,并且实现查询、统计、分析和报表汇总等功能。同时将试剂管理系统与医院的财务管理系统对接,实现试剂费用开支的动态监管和高效结算。②目录内采购流程。课题组联系目录内合格供货商送货,供货商到管理办公室办理出入库登记,课题组签字确认收货。③目录外采购流程。填写《目录外科研试剂采购申请表》,详细说明采购原因、与其他厂家对比情况,并附上经销或代理商资质证明,然后按权限审批后方可采购。④特殊采购流程。有毒有害或易制毒化学试剂、毒、麻、精神药品必须通过医院统一渠道采购或申领,课题组不能自行购买(图1)。3.4使用过程监管。每个实验室或课题组建立科研试剂领取记录本,每次供货商送货后如实记录并双方签字,管理办公室每月不定期抽查并核对供货与领取记录,如有不实行为将在单位通报,并纳入实验室或科室科研绩效考评进行扣分。

4医院科研试剂集中采购管理实践

本院从2017年开始试行科研试剂集中采购管理,前期建立58家合格供货商代理的近150个品牌,基本涵盖80%以上的需求,后续根据医院各大课题组的实际需求,增补25个与医院有较大业务往来的品牌,基本上满足95%的需求,对于个别课题组实验所需的特殊试剂,通过目录外采购也能满足。经过一年多的运行,医院构建起科学规范的采购管理机制和流程,有效防止科研活动中因利益关联而产生的不正当交易、徇私舞弊等违规行为,减少科研经费的滥用,并且通过单位的统一监管,确保科研试剂来源正规且质量可靠,充分保障科研人员的利益。科研人员也在逐步适应这种管理模式,医院最近的一项调查显示,科研试剂集中采购满意度从原来的87.6%上升至97.3%,同时科研人员的观念也在逐渐转变,意识到规范采购和出入库管理是一种制度保护,避免“事后审计,出现问题追责”的风险。

5医院科研试剂集中采购管理思考

5.1持续优化集中采购管理流程。近年来国家实行“放管服”改革[7],旨在赋予科研人员更大的人财物自由支配权,不被各种项目和经费管理的繁杂事项拖累。科研试剂采购管理也要尽可能为科研人员提供便利,不能造成额外负担。应本着充分相信科研人员的原则,在规范管理的基础上,坚持目录内和目录外相结合的采购方式,定期组织合格供货商目录更新和增补,以方便科研人员工作,让其在约定的制度流程框架内实现最大限度的采购自由,确保科研工作稳定有序地开展。5.2加强试剂供应服务质量控制。科研经费来之不易,科研试剂采购管理平台必须最大限度地为科研人员提供保障。医院应明确试剂质量管理控制相关措施,当试剂出现质量问题或供货商出现弄虚作假行为时,管理办公室应及时协调处置,根据情节严重情况给予警告、经济处罚、取消供货资格以及禁止在医院从事相关商业活动等不同程度的惩罚。管理办公室定期组织对供货商的服务质量进行评价,并在更新目录时将其作为供货商淘汰或保留的参考依据。5.3坚持采购服务与过程监管结合。科研试剂采购管理人员应牢固树立服务意识,及时办理供货出入库登记和目录外试剂采购审批,确保不影响研究工作的正常开展。定期向科研人员了解需求与建议,不断完善系统功能和和优化服务流程。严格履行监管职责,加强货品验收和试剂领用登记情况核查,防止出现违规行为,尤其对目录外试剂采购要遵循先审批后送货的原则,避免造成财务审计上的漏洞,为科研人员带来不必要的风险和麻烦。

作者:王淋 朱剑武 杨勇 单位:陆军特色医学中心医研部

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