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通知函格式及写法

通知函的写法.通知函和答通知函十分接近.它们的主要区别在于答通知函是答复对方所询问问题,而通知函则是告知对方有关情况.

通知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.函的结构和具体写法

(一)标题

函的标题一般由发文机关、事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成。

(二)正文

1.开头。写行文的缘由、背景和依据。

一般来说,去函的开头或说明根据上级的有关指示精神,或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

通知函的开头引用对方来文的标题及发文字号,有的通知函还简述来函的主题,这与批复的写法基本相同。继而,有的通知函以“现将有关问题通知函如下”一类文种承启语引出主体事项,即答复意见。

1.注意批请函与请示的区别,向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示,而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项,则用请批函。主管机关答复请求审批事项,用审批函。

2.开门见山,直奔主题。无论去函还是通知函,都不要转弯抹角,切忌空话、套话和发空泛的议论。

3.一文一函,简洁明了。

4.语言要规范得体,并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言,对主管机关要尊重、谦敬,对级别低的单位要平和,对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。通知函,则态度要明朗,语言要准确,避免含糊笼统、犹豫不定。

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